Opłata sądowa to tylko pierwszy wydatek w procesie cywilnym. Po drodze dochodzą zaliczki na biegłego, wynagrodzenie pełnomocnika, czasem koszty mediacji. Na końcu sąd rozstrzyga, kto ma to wszystko pokryć. Ile kosztuje samo wniesienie pozwu, opisujemy w artykule ile kosztuje pozew – opłaty sądowe 2026. Tutaj zajmujemy się drugą częścią: kto i w jakiej części zwraca koszty po zakończeniu sprawy.
Zasada: przegrywający płaci (art. 98 KPC)
Art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego mówi, że strona przegrywająca sprawę zwraca przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. To tak zwana zasada odpowiedzialności za wynik procesu. Nie ma znaczenia, czy przegrany działał w dobrej wierze ani czy sprawa była trudna. Liczy się wynik.
Co wchodzi do kosztów, zależy od tego, kto prowadził sprawę:
| Kto prowadził sprawę | Co sąd zalicza do kosztów (art. 98 § 2–3 KPC) |
|---|---|
| strona sama albo pełnomocnik niebędący adwokatem ani radcą (np. członek rodziny) | koszty sądowe, przejazdy do sądu, równowartość zarobku utraconego przez stawiennictwo (nie więcej niż wynagrodzenie jednego adwokata) |
| adwokat lub radca prawny | wynagrodzenie, ale nie wyższe niż stawki z rozporządzenia, wydatki jednego adwokata, koszty sądowe, koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony |
Radcom prawnym i rzecznikom patentowym zwraca się koszty według tych samych zasad co adwokatom (art. 99 KPC).
Od zasądzonych kosztów należą się odsetki ustawowe za opóźnienie od dnia uprawomocnienia się orzeczenia do dnia zapłaty. Sąd orzeka o nich z urzędu (art. 98 § 1¹ KPC).
Pułapka: wniosek o koszty przed zamknięciem rozprawy
Roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeżeli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży spisu kosztów ani nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych (art. 109 § 1 KPC). Wyjątek: stronie działającej bez adwokata, radcy lub rzecznika patentowego sąd przyznaje koszty z urzędu.
Jeśli prowadzisz sprawę z pełnomocnikiem, upewnij się, że wniosek o koszty jest już w pozwie lub w odpowiedzi na pozew. Jeżeli chcesz odzyskać więcej niż stawkę minimalną albo wydatki (dojazdy, prywatne opinie), złóż spis kosztów z dowodami.
Częściowa wygrana: stosunkowe rozdzielenie (art. 100 KPC)
Gdy sąd uwzględni żądanie tylko w części, koszty mogą być wzajemnie zniesione (każdy płaci swoje) albo stosunkowo rozdzielone. Sąd może też obciążyć jedną stronę całością kosztów, jeżeli przeciwnik przegrał tylko nieznaczną część żądania albo jeśli wysokość należnej kwoty zależała od oceny sądu (np. przy zadośćuczynieniu).
Stosunkowe rozdzielenie wygląda tak: sąd sumuje koszty obu stron, dzieli je według stopnia wygranej i sprawdza, kto zapłacił więcej, niż powinien.
Przykład z wyliczeniem
Powód pozywa o 40 000 zł. Sąd zasądza 30 000 zł, czyli powód wygrywa w 75%. Obie strony mają adwokatów. W przykładzie przyjmujemy, że powód wpłacił 2 000 zł zaliczki na biegłego (faktyczny koszt opinii ustala sąd w każdej sprawie osobno).
| Pozycja | Powód | Pozwany |
|---|---|---|
| opłata od pozwu (5% z 40 000 zł) | 2 000 zł | – |
| zastępstwo procesowe (stawka minimalna, spór 10–50 tys. zł) | 3 600 zł | 3 600 zł |
| opłata skarbowa od pełnomocnictwa | 17 zł | 17 zł |
| zaliczka na biegłego (założenie) | 2 000 zł | – |
| razem poniesione | 7 617 zł | 3 617 zł |
Łączne koszty obu stron: 11 234 zł. Powód przegrał w 25%, więc powinien ponieść 2 808,50 zł. Poniósł 7 617 zł, czyli pozwany zwraca mu 4 808,50 zł. Sprawdzenie: pozwany powinien ponieść 75%, czyli 8 425,50 zł; sam wydał 3 617 zł, a różnica to właśnie 4 808,50 zł.
Wniosek praktyczny: zawyżone żądanie kosztuje dwa razy. Płacisz wyższą opłatę od pozwu, a przegraną część kosztów rozliczasz z przeciwnikiem. Szybkie szacunki zrobisz w kalkulatorze kosztów sprawy.
Inne reguły, które zmieniają wynik
- Art. 101 KPC – pozwany, który nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej, dostaje zwrot kosztów, choć przegrał. Dlatego przed pozwem warto wysłać wezwanie do zapłaty.
- Art. 102 KPC – w wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegranego tylko część kosztów albo nie obciążać go nimi wcale. To wyjątek, nie reguła. Sąd bierze pod uwagę m.in. sytuację majątkową i charakter sprawy.
- Art. 103 KPC – niezależnie od wyniku sąd może obciążyć stronę kosztami wywołanymi jej niesumiennym postępowaniem. Dotyczy to także odmowy mediacji bez uzasadnionej przyczyny i niestawienia się na posiedzenie mediacyjne po wcześniejszej zgodzie (art. 103 § 3).
- Art. 104 KPC – przy ugodzie koszty znosi się wzajemnie, chyba że strony postanowią inaczej.
- Art. 105 KPC – współuczestnicy zwracają koszty w częściach równych, a solidarni dłużnicy solidarnie.
Koszty zastępstwa: stawki minimalne
Sąd zasądza zwrot wynagrodzenia pełnomocnika według rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 215). Dla radców prawnych obowiązuje osobne rozporządzenie z identyczną tabelą (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 118).
| Wartość przedmiotu sprawy | Stawka minimalna (§ 2) | W postępowaniu upominawczym, EPU i nakazowym (§ 3) |
|---|---|---|
| do 500 zł | 90 zł | 60 zł |
| 500–1 500 zł | 270 zł | 180 zł |
| 1 500–5 000 zł | 900 zł | 600 zł |
| 5 000–10 000 zł | 1 800 zł | 1 200 zł |
| 10 000–50 000 zł | 3 600 zł | 2 400 zł |
| 50 000–200 000 zł | 5 400 zł | 3 600 zł |
| 200 000–2 000 000 zł | 10 800 zł | 7 200 zł (powyżej 200 000 zł) |
| 2 000 000–5 000 000 zł | 15 000 zł | – |
| powyżej 5 000 000 zł | 25 000 zł | – |
Każdy próg obejmuje kwotę „powyżej” dolnej granicy i „do” górnej. Stawka z § 3 obowiązuje, dopóki nie zostanie skutecznie wniesiony sprzeciw lub zarzuty – wtedy liczy się stawkę według zasad ogólnych.
Kilka zasad z tego samego rozporządzenia:
- Sąd może przyznać więcej niż stawkę minimalną, najwyżej sześciokrotność i nie więcej niż wartość przedmiotu sprawy. Uzasadnia to nakład pracy, liczba rozpraw, zawiłość sprawy, np. dowód z opinii biegłego (§ 15 ust. 3).
- W apelacji przed sądem okręgowym stawka wynosi 50% stawki minimalnej (75%, jeśli w I instancji sprawę prowadził inny adwokat), nie mniej niż 120 zł; przed sądem apelacyjnym 75% (100%), nie mniej niż 240 zł (§ 10 ust. 1).
- W sprawach rodzinnych są stawki stałe, np. rozwód 720 zł, alimenty 240 zł (§ 4).
Stawka minimalna to nie cena usługi. Ile zapłacisz własnemu pełnomocnikowi, zależy od umowy. Jeżeli honorarium umowne jest wyższe, różnicy nie odzyskasz od przegranego. Więcej o tym w artykule honorarium adwokata – stawki 2026 i w kalkulatorze honorarium.
Opłata skarbowa od pełnomocnictwa – 17 zł
Złożenie w sądzie dokumentu pełnomocnictwa kosztuje 17 zł opłaty skarbowej od każdego stosunku pełnomocnictwa (ustawa o opłacie skarbowej, załącznik, część IV). Zwolnione jest m.in. pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu oraz pełnomocnictwo w sprawie cywilnej, w której mocodawca jest zwolniony od kosztów sądowych. Zwolnione są też sprawy alimentacyjne (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. a). Wygrywający zwykle dolicza te 17 zł do kosztów, których zwrotu żąda.
Biegły: zaliczka i rozliczenie
Wynagrodzenie biegłego to wydatek, czyli część kosztów sądowych (art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej UKSC). Mechanizm wygląda tak:
- Zaliczka. Strona, która wnosi o dowód z opinii biegłego, musi wpłacić zaliczkę w wysokości i terminie wskazanym przez sąd. Termin nie może być dłuższy niż dwa tygodnie. Jeśli zaliczki nie wpłaci, sąd pominie dowód (art. 130⁴ KPC). W praktyce oznacza to często przegraną z braku dowodu.
- Wysokość. Wynagrodzenie zależy od kwalifikacji biegłego, czasu i nakładu pracy. Liczy się je według stawki godzinowej albo taryfy zryczałtowanej z rozporządzenia, a jej podstawą jest ułamek tzw. kwoty bazowej z ustawy budżetowej. Biegły będący płatnikiem VAT dolicza podatek (art. 89 UKSC). Jednej „typowej” ceny opinii nie ma: prosta opinia lekarska i wycena przedsiębiorstwa to zupełnie inne kwoty.
- Wynagrodzenie żądane przez biegłego. Biegły może zażądać innej kwoty niż wyznaczona przez sąd. Wtedy co do zasady potrzebna jest zgoda obu stron i wpłata zaliczki. Zgoda obu stron nie jest konieczna, jeśli jedna z nich wpłaci zaliczkę, a łączne żądanie biegłego nie przekracza 5 000 zł (art. 89a i 89b UKSC).
- Nierzetelna opinia. Wynagrodzenie może zostać obniżone, a przy rażących błędach biegły nie dostaje nic (art. 89c UKSC).
- Rozliczenie. Zaliczka trafia do spisu kosztów i jest rozliczana w wyroku według wyniku sprawy (art. 98 i 100 KPC). Wydatki, których strona nie musiała płacić (np. była zwolniona), sąd ściąga od przeciwnika, jeśli ten przegrał (art. 113 UKSC).
Mediacja: ile kosztuje i kto płaci
Od 17 lutego 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie o wynagrodzeniu mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2026 poz. 170). Zastąpiło przepisy z 2016 r., w których mediator dostawał 1% wartości sporu (150–2 000 zł). Stawki dotyczą mediacji, do której skierował sąd. Dla mediacji, do których sąd skierował strony przed 17.02.2026 r., stosuje się stare przepisy (§ 6).
| Sprawa | Wynagrodzenie mediatora (sąd skierował do mediacji) |
|---|---|
| majątkowa, wartość sporu do 200 000 zł | 2% wartości sporu, nie mniej niż 300 zł i nie więcej niż 4 000 zł za całą mediację |
| majątkowa, wartość sporu powyżej 200 000 zł | 4 000 zł + 1% nadwyżki ponad 200 000 zł, łącznie nie więcej niż 8 000 zł |
| niemajątkowa albo wartości nie da się ustalić | 300 zł za pierwsze posiedzenie, 200 zł za każde kolejne, łącznie nie więcej niż 900 zł; bez posiedzenia – 300 zł |
| zwrot wydatków | przejazdy jak w podróży służbowej, najem sali do 110 zł za posiedzenie, korespondencja do 50 zł; gdy strony nie przystąpią do mediacji – do 110 zł |
Do wynagrodzenia i wydatków mediatora będącego podatnikiem VAT dolicza się podatek (§ 5).
Kto płaci w ostatecznym rozrachunku:
- Mediacja zakończona ugodą – koszty mediacji znosi się wzajemnie, chyba że strony ustalą inaczej (art. 104¹ KPC). W ugodzie warto więc wprost napisać, kto pokrywa wynagrodzenie mediatora.
- Mediacja bez ugody, proces trwa dalej – koszty mediacji z sądu wchodzą do kosztów procesu, najwyżej do kwot z rozporządzenia (art. 98¹ § 1 KPC), i rozlicza się je według wyniku sprawy.
- Mediacja prywatna przed procesem – jeśli pozew wniesiono w ciągu 3 miesięcy od zakończenia mediacji bez ugody, do kosztów procesu wlicza się też jej koszty, ale najwyżej do ¼ opłaty od pozwu (art. 98¹ § 2 KPC). Samo wynagrodzenie w mediacji prywatnej ustalasz z mediatorem, rozporządzenie go nie dotyczy.
- Zwrot opłaty sądowej – po ugodzie zawartej przed rozpoczęciem rozprawy sąd zwraca całą opłatę od pozwu, a po ugodzie przed mediatorem zawartej po rozpoczęciu rozprawy – trzy czwarte (art. 79 ust. 1 UKSC).
Zwolnienie od kosztów: dwa różne mechanizmy
Łatwo pomylić dwie instytucje:
| Zwolnienie od kosztów sądowych (UKSC) | Art. 102 KPC | |
|---|---|---|
| Co obejmuje | opłaty i wydatki wobec sądu (Skarbu Państwa) | koszty, które przegrany miałby zwrócić przeciwnikowi |
| Kiedy | na wniosek, zwykle razem z pozwem; z mocy ustawy np. w sprawach o alimenty | w wyroku, w wypadkach szczególnie uzasadnionych |
| Warunek | oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku i dochodach na urzędowym wzorze – nie stać Cię bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny (art. 102 UKSC) | ocena sądu: sytuacja strony, charakter sprawy |
Ważne: zwolnienie od kosztów sądowych nie chroni przed zwrotem kosztów przeciwnikowi. Strona zwolniona, która przegra, co do zasady i tak musi zwrócić wygranemu np. koszty jego adwokata. Ochronę przed tym może dać tylko art. 102 KPC.
Szczegóły zwolnienia (krok po kroku, z omówieniem formularza: zwolnienie od kosztów sądowych – wniosek i oświadczenie):
- Zwolnienie może być całkowite (art. 100 UKSC) albo częściowe, np. od części opłaty lub od określonych wydatków (art. 101 UKSC).
- Wniosek strony reprezentowanej przez adwokata lub radcę, złożony bez oświadczenia majątkowego, przewodniczący zwraca bez wzywania do uzupełnienia (art. 102 ust. 4 UKSC). Wniosek podlega rozpoznaniu w ciągu 7 dni od złożenia albo uzupełnienia braków (art. 102 ust. 5).
- Osoba zwolniona od kosztów, a także osoba, która złoży oświadczenie, że nie stać jej na pełnomocnika, może wnioskować o adwokata lub radcę z urzędu (art. 117 KPC).
Najczęstsze pytania
Czy wygrany odzyska całe honorarium swojego adwokata?
Zwykle nie. Sąd zasądza zwrot wynagrodzenia najwyżej według stawek z rozporządzenia (art. 98 § 3 KPC). Może je podwyższyć do sześciokrotności, jeśli uzasadnia to nakład pracy. Jeśli umówiłeś się na wyższe honorarium, różnicę pokrywasz sam.
Co, jeśli przegrany nie zapłaci kosztów?
Rozstrzygnięcie o kosztach jest częścią wyroku. Po nadaniu klauzuli wykonalności można je egzekwować przez komornika razem z należnością główną. Od dnia uprawomocnienia biegną odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 98 § 1¹ KPC).
Ile kosztuje mediacja, jeśli skieruje do niej sąd?
Przy sporze o 30 000 zł wynagrodzenie mediatora to 2%, czyli 600 zł, plus udokumentowane wydatki (sala do 110 zł za posiedzenie, korespondencja do 50 zł) i ewentualnie VAT. Przy ugodzie koszty te znosi się wzajemnie, chyba że strony umówią się inaczej.
Źródła
- Kodeks postępowania cywilnego – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 468 (art. 98–110, 117, 130⁴) – isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 1228 (art. 5, 13, 79, 89–89c, 100–102, 113) – isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie MS w sprawie opłat za czynności adwokackie – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 215 (§ 2, 3, 4, 10, 15) – isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie MS w sprawie opłat za czynności radców prawnych – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 118 – isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie MS z 12.02.2026 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2026 poz. 170), w życie 17.02.2026 r. – isap.sejm.gov.pl
- Ustawa o opłacie skarbowej – tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 1154 (art. 1, art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. a, załącznik część IV) – isap.sejm.gov.pl
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na 28.10.2026 r. — przy konkretnej sprawie skonsultuj się z adwokatem lub radcą prawnym.