Świadectwo pracy to jeden z tych dokumentów, o których myśli się dopiero wtedy, gdy go brakuje: kiedy urząd pracy prosi o nie przy rejestracji, nowy pracodawca liczy staż do urlopu albo ZUS ustala okresy do emerytury. Kodeks pracy wyznacza tu krótkie terminy – zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Poniżej opisujemy je według aktualnego tekstu jednolitego Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245) i rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1016).
Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy
Zasadę zapisano w art. 97 § 1 Kodeksu pracy:
| Sytuacja | Termin |
|---|---|
| umowa o pracę ustaje, a pracodawca nie zatrudnia Cię ponownie w ciągu 7 dni | świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy |
| wydanie w tym dniu jest obiektywnie niemożliwe (np. jesteś na zwolnieniu, nie przyszedłeś po odbiór) | pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego terminu wysyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób |
| pracodawca zatrudnia Cię ponownie w ciągu 7 dni (np. kolejna umowa) | świadectwo tylko na Twój wniosek – w ciągu 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 1¹ i § 1²) |
| pracownik zmarł | pracodawca włącza świadectwo do akt; na wniosek małżonka, osoby uprawnionej do renty rodzinnej albo spadkobiercy wydaje je w ciągu 7 dni (§ 5 rozporządzenia) |
Wniosek o świadectwo przy ponownym zatrudnieniu możesz złożyć w każdym czasie, w postaci papierowej albo elektronicznej. Może dotyczyć poprzedniego okresu albo wszystkich okresów, za które świadectwa jeszcze nie wydano.
Pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa od „rozliczenia się” – np. od zwrotu laptopa, karty paliwowej czy spłaty pożyczki zakładowej (art. 97 § 1³). Spór o mienie to osobna sprawa i nie wstrzymuje świadectwa.
Świadectwo wydaje się przy każdym sposobie zakończenia pracy: wypowiedzeniu przez którąkolwiek stronę, porozumieniu stron, rozwiązaniu bez wypowiedzenia i wygaśnięciu umowy na czas określony. Możesz też upoważnić inną osobę do odbioru – upoważnienie może mieć postać papierową lub elektroniczną (§ 3 rozporządzenia).
Razem ze świadectwem pracodawca przekazuje informację o tym, jak długo będzie przechowywał Twoją dokumentację pracowniczą i jak ją odebrać (art. 94⁶ KP).
Co musi być w świadectwie pracy
Kodeks pracy (art. 97 § 2) mówi ogólnie o okresie i rodzaju pracy, stanowiskach, trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy oraz o innych informacjach potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczeń społecznych. Szczegółową listę zawiera § 2 ust. 1 rozporządzenia. Najważniejsze pozycje:
| Grupa | Co się wpisuje |
|---|---|
| zatrudnienie | okres lub okresy zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj pracy, stanowiska lub funkcje |
| koniec umowy | tryb i podstawa prawna rozwiązania (albo podstawa wygaśnięcia), a przy wypowiedzeniu – która strona wypowiedziała |
| skrócone wypowiedzenie | okres, za który przysługuje odszkodowanie za skrócenie wypowiedzenia (art. 36¹ § 1 KP) |
| urlopy w roku odejścia | urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany, urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej (art. 148¹), zwolnienie na opiekę nad dzieckiem (art. 188), liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej |
| urlopy w całym okresie | urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy (z podstawą prawną) |
| choroba | liczba dni, za które pracownik dostał wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy (art. 92) w roku odejścia |
| emerytura | okresy nieskładkowe, praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, czynna służba wojskowa |
| pieniądze | zajęcie wynagrodzenia przez komornika, niezapłacone należności uznane przez pracodawcę |
| na Twoje żądanie | wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje |
Świadectwo musi też zawierać pouczenie o prawie do sprostowania (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Pomocniczy wzór jest w załączniku do rozporządzenia – pracodawca nie musi go kopiować co do joty, ale musi podać wszystkie wymagane informacje.
Dlaczego te dane są ważne? Urlop wypoczynkowy wykorzystany u poprzedniego pracodawcy pomniejsza urlop u nowego – zasady opisujemy w artykule o urlopie wypoczynkowym 2027. Tryb rozwiązania umowy decyduje z kolei o tym, czy i od kiedy urząd pracy przyzna zasiłek – zobacz porozumienie stron czy wypowiedzenie a zasiłek dla bezrobotnych.
Sprostowanie świadectwa pracy – terminy
Jeśli w świadectwie jest błąd (zła data, inny tryb rozwiązania, brak urlopu bezpłatnego, „wypowiedzenie przez pracownika” zamiast przez pracodawcę), procedura ma dwa etapy – art. 97 § 2¹ KP i § 7 rozporządzenia:
| Krok | Kto | Termin |
|---|---|---|
| 1. wniosek o sprostowanie | pracownik do pracodawcy | 14 dni od otrzymania świadectwa |
| 2. odpowiedź | pracodawca | 7 dni od otrzymania wniosku – nowe świadectwo albo zawiadomienie o odmowie (papierowo lub elektronicznie) |
| 3a. pozew o sprostowanie | pracownik do sądu pracy | 14 dni od zawiadomienia o odmowie |
| 3b. pracodawca milczy | pracownik do sądu pracy | Kodeks przewiduje wtedy pozew do sądu bez wskazania krótkiego terminu; art. 97¹ § 3–4 pozwala na żądanie sprostowania „w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia” |
Praktyczne wskazówki:
- Nie czekaj do ostatniego dnia. 14 dni liczy się od otrzymania świadectwa, nie od dnia odejścia z pracy. Wniosek złóż na piśmie albo mailem, z którego zachowasz potwierdzenie wysłania.
- Wskaż konkretnie, co jest źle i jak ma brzmieć poprawny wpis, a jeśli masz dokumenty (np. wniosek o urlop, wypowiedzenie), dołącz kopie.
- Gdy pracodawca uwzględni wniosek, wydaje nowe świadectwo, a stare usuwa z akt i niszczy (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).
- Po wygranej w sądzie pracodawca ma 7 dni od uprawomocnienia na wydanie nowego świadectwa (§ 7 ust. 2).
Jak napisać i złożyć pozew, opisujemy w poradniku jak złożyć pozew do sądu krok po kroku. Sprawy o świadectwo pracy rozpoznaje sąd rejonowy – sąd pracy (art. 461 § 1¹ KPC), a prawomocny wyrok zobowiązujący do wydania lub sprostowania świadectwa sam je zastępuje (art. 477¹ᵇ KPC).
Sąd zmienił tryb rozwiązania umowy
Jeśli sąd pracy uzna, że zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 KP) było niezgodne z prawem, pracodawca musi wpisać, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3 KP, § 7 ust. 4 rozporządzenia). Przy innych wygranych sprawach o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie za wadliwe wypowiedzenie pracodawca – na Twoje żądanie – uzupełnia świadectwo o informację o wyroku w ciągu 7 dni od przedłożenia świadectwa (§ 7 ust. 3). To samo dotyczy ugody – nowe świadectwo w 7 dni od jej zawarcia lub zatwierdzenia (§ 7 ust. 4a).
Pracodawca nie wydał świadectwa – co możesz zrobić
- Wezwij pracodawcę na piśmie do wydania świadectwa, z krótkim terminem.
- Złóż skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie (o grzywnie niżej).
- Pozwij pracodawcę do sądu pracy o zobowiązanie do wydania świadectwa (art. 97¹ § 1 KP).
- Gdy firma już nie istnieje (wykreślona spółka, zmarły przedsiębiorca) albo pozwanie jej jest niemożliwe z innych przyczyn – możesz żądać w sądzie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy (art. 97¹ § 2).
Z tymi żądaniami można wystąpić w każdym czasie przed upływem przedawnienia (art. 97¹ § 3). Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP) – więcej o liczeniu takich terminów w artykule o terminach przedawnienia roszczeń.
Odszkodowanie za niewydanie lub złe świadectwo (art. 99 KP)
Jeśli przez brak świadectwa albo błędny wpis nie mogłeś podjąć nowej pracy, przysługuje Ci odszkodowanie:
- w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu,
- nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 2).
Musisz wykazać związek: np. nowy pracodawca nie chciał Cię zatrudnić bez świadectwa, a urząd pracy nie mógł ustalić prawa do zasiłku. Wyrok przyznający odszkodowanie za niewłaściwe świadectwo jest jednocześnie podstawą do jego zmiany (art. 99 § 4), a pracodawca wydaje wtedy nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia (§ 8 rozporządzenia).
Przykład. Pracownik zarabiający 6 000 zł brutto przez dwa miesiące nie mógł podjąć zatrudnienia, bo pracodawca zwlekał ze świadectwem. Odszkodowanie z art. 99 obejmie najwyżej 6 tygodni, czyli orientacyjnie około 9 000 zł (6 000 zł × ok. 1,5 miesiąca). Za pozostałe tygodnie bez pracy art. 99 nic więcej nie da.
Wykroczenie pracodawcy – grzywna do 60 000 zł
Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy, popełnia wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 3 KP. Kara to grzywna od 2000 zł do 60 000 zł. Te widełki obowiązują od 8 lipca 2026 r. – podwyższyła je ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473). W starszych poradnikach znajdziesz jeszcze niższe kwoty.
Zgłoś sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy – inspektor pracy może wszcząć postępowanie w sprawie wykroczenia. Sama kara nie załatwia jednak sprawy świadectwa – jeśli pracodawca dalej go nie wydaje, potrzebny jest pozew z art. 97¹.
Świadectwo pracy w postaci elektronicznej
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a KP), a w aktach osobowych przechowuje kopię wydanego świadectwa. Kodeks i rozporządzenie o świadectwie pracy nie opisują jednak wprost, jak ma wyglądać świadectwo wydane elektronicznie. W praktyce pracodawcy prowadzący e-akta przesyłają plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną firmy – takie narzędzia wymienia też rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474) przy elektronicznych dokumentach. Jeśli dostajesz świadectwo mailem:
- sprawdź, czy plik jest podpisany (nie sam skan bez podpisu),
- zachowaj oryginalny plik, a nie tylko wydruk – podpis elektroniczny weryfikuje się na pliku,
- jeśli urząd lub nowy pracodawca ma wątpliwości, poproś byłego pracodawcę o wersję papierową.
To obszar, w którym praktyka różni się między firmami – w razie sporu warto zapytać PIP albo prawnika.
FAQ
Odszedłem z pracy, a świadectwo przyszło po 3 tygodniach. Co mi przysługuje?
Pracodawca naruszył art. 97 § 1, co jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 3. Odszkodowanie z art. 99 dostaniesz tylko wtedy, gdy przez opóźnienie poniosłeś szkodę – np. pozostawałeś bez pracy – i najwyżej za 6 tygodni.
Czy pracodawca może wpisać do świadectwa ocenę mojej pracy?
Nie. Świadectwo zawiera wyłącznie informacje wymienione w Kodeksie pracy i rozporządzeniu. Opinia o pracowniku to osobny dokument, którego wydania Kodeks nie wymaga.
Pracodawca wpisał „rozwiązanie za porozumieniem stron”, a dostałem wypowiedzenie. Czy to ważne?
Bardzo – od trybu rozwiązania zależy m.in. prawo do zasiłku dla bezrobotnych i odprawy. Złóż wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa i dołącz kopię wypowiedzenia.
Pracowałem na kilku umowach u tego samego pracodawcy. Dostanę kilka świadectw?
Jeśli kolejną umowę zawarto w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo za wcześniejszy okres dostaniesz tylko na wniosek. Bez wniosku pracodawca wyda jedno świadectwo po zakończeniu ostatniej umowy, obejmujące okresy, za które świadectwa jeszcze nie było.
Czy zlecenie też daje świadectwo pracy?
Nie – świadectwo pracy wydaje się tylko przy stosunku pracy. Okresy z umów zlecenia dokumentuje się zaświadczeniem z ZUS – zobacz, jak udokumentować staż pracy z umowy zlecenia.
Podsumowanie
Świadectwo pracy należy Ci się w dniu odejścia – a gdy to obiektywnie niemożliwe, pracodawca wysyła je w ciągu 7 dni. Nie może go wstrzymywać do czasu rozliczeń. Błędy prostujesz wnioskiem w 14 dni, a po odmowie pozwem w kolejne 14 dni. Za brak lub złe świadectwo możesz dostać odszkodowanie do 6 tygodni wynagrodzenia, a pracodawcy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Jeśli dopiero odchodzisz z pracy, przeczytaj też o prawach pracownika przy wypowiedzeniu.
Źródła
- Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 36¹, 52, 94 pkt 9a, 94⁶, 97, 97¹, 99, 282, 291) – isap.sejm.gov.pl, tekst: api.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy – tekst jedn. Dz.U. 2024 poz. 1016 (§ 2, 3, 5, 7, 8) – isap.sejm.gov.pl
- Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473) – nowe widełki grzywny w art. 282 KP od 8.07.2026 r. (odnośnik w t.j. Kodeksu pracy)
- Kodeks postępowania cywilnego – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 468 (art. 461 § 1¹, 477¹ᵇ) – isap.sejm.gov.pl
- Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 474 – isap.sejm.gov.pl
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na 28.10.2026 r. – przy konkretnej sprawie skonsultuj się z adwokatem, radcą prawnym lub Państwową Inspekcją Pracy.